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APRENDA UMA FERRAMENTA SIMPLES PARA DEFINIR PRIORIDADES

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REDUZA A ANSIEDADE USANDO A MATRIZ DE HIERARQUIA

Não são poucas as vezes em que nos deparamos com diferentes demandas vindas de diferentes origens: clientes, chefe, família, novos projetos, saúde, nós mesmos e tantas outras possibilidades. Organizar tantas exigências não é tarefa simples, ainda mais se todas, ou muitas delas, aparecerem na sua frente como prioritárias.

Na tentativa de atender ao maior número pode-se acabar não atendendo a quase nenhuma ou mesmo nenhuma. Saber como priorizar e onde colocar o foco em sequência é um enorme desafio para muita gente. Ter a clara noção de por onde começar e qual a sequência a seguir é fundamental para a produtividade e reduzir a ansiedade.

Para colocar tantas demandas em sua ordem de prioridades a Matriz de Hierarquia é uma ferramenta extremamente simples e poderosa. Seu resultado é numérico e permite ver por onde começar, qual o grau de importância comparativa entre cada exigência e enxergar uma visão do todo.

COMO FUNCIONA A MATRIZ DE HIERARQUIA

Antes de mais nada o sistema é fácil, confie em mim. Basta prestar a atenção e ter um pouco de cuidado.

Basicamente a Matriz de Hierarquia compara cada demanda individualmente com cada uma das outras demandas de uma lista. Esta comparação uma a uma é feita com o objetivo de classificar em:

  • “mais importante que” – recebe pontuação 2
  • “mesma importância que” – recebe pontuação 1
  • “menos importante que “  – recebe pontuação 0

Suponha uma lista com sete demandas: A, B, C, D, E, F e G. Estou usando letras apenas para facilitar no texto. Você deverá colocar os pontos sobre os quais precisa classificar as prioridades. Veja a imagem do cabeçalho deste artigo, como exemplo.

Monte uma tabela onde na primeira coluna aparecem as demandas e na primeira linha também aparecem as mesmas demandas. Veja abaixo:

Agora faça a pergunta de cada item de cada linha contra cada item de cada coluna.

Veja como:

  • Quem é mais importante A ou A. Para itens iguais deixe sem resposta.
  • Quem é mais importante A ou B. Digamos que A seja menos importante que B. Nesse caso coloque o número zero na célula correspondente ao cruzamento entre a linha A e a coluna B.
  • Quem é mais importante A ou C. Digamos que A seja mais importante que C. Coloque o 2 na célula do cruzamento.

Siga desta forma sucessivamente

Veja a tabela abaixo com um exemplo de preenchimento, para entender melhor.

Basicamente foi feita uma comparação de importância do Item A contra todos os itens da lista de demandas.

Agora é seguir em frente para os outros itens, mas tenha o cuidado de prestar atenção nas respostas que já foram dadas nas perguntas anteriores. Se na comparação entre A e C foi respondido que A é mais importante do que C (2), então, naturalmente, quando for comparar C contra A, a resposta deverá ser que C é menos importante do que A (0).

Veja abaixo a tabela preenchida totalmente, como exemplo.

Apenas para ajudar a reforçar o entendimento. Entre C e G resposta foi 0, ou seja, C tem menor importância que G. Logo, quando se compara G e C tem que aparecer o 2, G tem a maior importância que C.

Se tiver dúvida, me escreva nos comentários.

Depois de tudo preenchido, some os valores de cada linha e o resultado será o grau de importância ou prioridade de cada item na comparação geral. Quem obtiver a maior nota total é o mais importante. o segundo colocado na soma é o segundo mais importante e assim sucessivamente.

Veja como ficou o resultado final abaixo.

Para o exemplo usado, o resultado final do uso da Matriz de Hierarquia forneceu o seguinte:

  • O item prioritário é o D com nota 8
  • Em seguida, no mesmo nível de prioridade, vêm os itens A e E com nota 7
  • Depois os itens B e F com nota 6
  • O item G está em penúltimo lugar nas prioridades (nota 5) e o menos prioritário é o item C (nota 3)

RESULTADO FINAL

Colocando suas demandas e as comparando uma a uma você poderá enxergar com clareza por onde começar. Na tabela de nosso exemplo a demanda representada pela letra D é sua primeira prioridade. Foque nela e depois siga os resultados. Sua produtividade melhora e sua ansiedade diminuiu.

Mais um detalhe. Não há limite para a quantidade de itens. Aqui eu usei poucos apenas como exemplo e para facilitar o entendimento.

Se gostou e quiser, me escreva nos comentários que te envio uma planilha Excel que automatiza as respostas para as mesmas perguntas.

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